Revista de la
Eficiencia

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española:

Repetir:

Volver a hacer lo que ya se había hecho.

 

Eso no parece muy eficiente, ¿verdad?. Volver a teclear la dirección de un cliente en cada factura que le hacemos, volver a calcular las sumas y el IVA, volver a anotarlo todo en la contabilidad, volver a anotarlo en alguna parte para reclamar el pago si hace falta. Repetir, repetir, repetir...

Evitar las repeticiones ahorra mucho tiempo y dinero

Las repeticiones son la base de la ineficiencia. Nada más inutil y peligroso que tener muchas listas con la misma información repetida, y anotar una y otra vez las cosas que ya se anotaron.

Además se añade otro peligro: la repetición suele no ser exacta, por lo tanto se pueden producir errores respecto al original. Al final resulta que la factura va a una dirección equivocada porque al haberla apuntado de nuevo por enésima vez, ha habido una humana equivocación.

Los humanos no estamos hechos para repetir. En eso son mucho mejores las màquinas, que pueden realizar la misma tarea miles y miles de veces sin errores. Los humanos en cambio, les ganamos en tareas creativas. A cada uno lo suyo: dejemos que las máquinas y ordenadores repitan las cosas y hagamos nosotros las originales. La eficiencia se verá sin duda favorecida.

Truco del mes

Si no queremos repetir un montón de trabajo, deberíamos estar seguros de que tenemos copia (o copias) de seguridad de todo lo que ya hemos realizado y no desearíamos perder.

El sistema operativo de Windows dispone de un buen sistema de salvaguarda. Se encuentra en: Programas - Accesorios - Herramientas del sistema - Copia de seguridad.

Con este utilitario podemos seleccionar los discos, directorios y ficheros que queremos guardar, y además automatizarlo para que sea él que repita la operación (la copia de seguridad) cada cierto tiempo.

Así, una vez escogidos los ficheros a copiar y el destino (normalmente otro disco duro), pulsamos sobre el botón 'Iniciar' y marcamos sobre 'Reemplazar los datos'. A continuación pulsamos sobre el botón 'Programación' y luego en 'Propiedades'.

Obtenemos un diálogo en el que podemos escoger cuando realizar la copia: semanalmente y mensualmente entre otras. Dependiendo de la opción escogida, podremos luego especificar què dias concretos de la semana o el mes, y la hora de ejecución.

De esta forma, podemos automatizar nuestras copias, de forma que sea el ordenador el que vaya repitiendo esta tarea de forma desatendida y evitarnos a nosotros tener que repetir documentos que ya hicimos.

En Qualitum, S.L. estamos especializados en eficiencia y en evitar que los empleados realicen tareas repetitivas innecesarias. Consúltenos sin compromiso.

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